VALUE ENGINEERING DAN VALUE ANALYSIS

Value engineering, value analysis adalah proven management technique yang menggunakan sistematic approach yang diarahkan untuk menganalisis fungsi dari suatu item atau sistem, produk, fasilitas, proyek, atau servis dengan tujuan untuk mencapai fungsi yang diperlukan dengan biaya yang paling minimum, konsisten dengan ketentuan untuk penampilan, reliabilitas, kuantitas, dan pemeliharaan dari item atau sistem, produk, fasilitas, proyek atau servis tersebut.

Suatu value engineering, value analysis program menghendaki adanya peningkatan kemampuan manajemen dari manusia dan mempromosikan perubahan secara progresif dengan mengidentifikasi dan menghilangkan biaya yang tidak diperlukan.

Para insinyur, arsitek dan kontraktor sebagai contoh, dapat menggunakan value engineering, value analysis untuk membantu menciptakan perencanaan baru dan metode konstruksi untuk menghilangkan biaya yang tidak diinginkan pada proyek-proyek mereka.

HADAPI PASAR TUNGGAL ASEAN 2015

Tidak lama lagi, Asean Free Trade Area (AFTA) atau Pasar Tunggal Asean 2015 akan segera diberlakukan, tidak terkecuali bidang jasa konstruksi. AFTA, merupakan agenda besar terutama pada komunitas negara-negara ASEAN dalam dekade ini, yang dicetuskan oleh Komunitas Ekonomi ASEAN sebagai salah satu langkah untuk merealisasikan integrasi ekonomi di antara negara-negara ASEAN.

Dengan diberlakukannya pasar tunggal di lingkup ASEAN 2015 tersebut, akan menyebabkan kompetisi semakin terbuka, tak terkecuali di bidang jasa konstruksi. Sehingga, semakin tak terhindarkan pula para pelaku jasa konstruksi asing yang memperebutkan 'kue pasar' jasa konstruksi di dalam negeri, sekaligus menjadikan persaingan semakin bertambah ketat. Dan yang akan semakin menambah 'kegalauan' pelaku bisnis jasa konstruksi nasional adalah penyedia jasa konstruksi asing dibelaki dengan modal finansial yang kuat, sehingga menjadi ancaman tersendiri bagi pelaku jasa konstruksi lokal.

Sementara itu, kondisi sektor jasa konstruksi nasional masih 'terbelit' dengan berbagai persoalan yang tidak segera bisa dituntaskan. Mulai dari masalah regulasi yang belum sepenuhnya mendukung ruang gerak kontraktor, minimnya SDM konstruksi berkualitas, rendahnya kepercayaan bank lokal dalam mendukung pembiayaan konstruksi, masih adanya ketergantungan bahan baku impor, hingga berbagai permasalahan krusial lainnya, seperti masalah kepastian hukum.

Kondisi tersebut semakin diperparah dengan kurangnya pemberdayaan dan pembinaan dari pemerintah terhadap pelaku jasa konstruksi nasional. Inkonsistensi pemerintah dalam melakukan pembinaan dan pemberdayaan terhadap kontraktor dan konsultan nasional, mengakibatkan makin lemahnya daya saing sektor konstruksi nasional. Hal tersebut ditambah dengan karakter dan profesionalisme para pelaku jasa konstruksi nasional yang kurang terbina dengan baik. Kebiasaan banyak penyedia jasa konstruksi yang kerap mengabaikan kualitas dan mutu pekerjaan, juga memiliki andil terhadap lemahnya daya saing pelaku jasa konstruksi tersebut.

Arah dan kebijakan di sektor jasa konstruksi dan jasa konsultasi selama ini dirasakan juga kurang tepat sasaran. Sehingga pada gilirannya juga melemahkan posisi kontraktor maupun konsultan. Bahkan dengan sikap pemerintah yang cenderung tidak mau tahu dengan persoalan yang dihadapi oleh para pengusaha jasa konstruksi nasional, lambat laun akan menyebabkan kontraktor dan konsultan merana, tidak berdaya saing dan bahkan bisa gulung tikar. Hal itu semua karena sangat kurangnya keberpihakan pemerintah dalam meningkatkan dan mengembangkan profesionalisme para kontraktor dan konsultan nasional.

Untuk itu, menjelang diberlakukannya pasar tunggal ASEAN 2015 ini, yang bisa dilakukan adalah menghadapi dengan menumpahkan segala kemampuan agar mampu bersaing. Dan di sisa waktu yang sangat sempit ini, yang bisa dilakukan oleh pemerintah pusat maupun pemerintah daerah adalah memberdayakan dan membina para kontraktor, sehingga lebih siap mental dalam menghadapi kompetisi yang sangat ketat di era pasar bebas mendatang.

KOMPETENSI MANAJER PROYEK

Dalam kegiatan pelaksanaan proyek, manajer proyek dituntut profesional dalam bidang manajemen proyek. Memiliki tanggung jawab; mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga masa pemeliharaan suatu proyek. Untuk menghasilkan kinerja yang baik, sebuah proyek harus di-menej oleh manajer proyek yang berkualitas bagus, serta memiliki kompetensi.

Manajer proyek yang berkompeten memiliki; ilmu pengetahuan (knowledge), kemampuan (skill) dan sikap (attitude). Ketiga unsur ini merupakan hal yang penting dalam menentukan keberhasilan proyek. Suatu proyek akan dinyatakan berhasil apabila proyek dapat diselesaikan sesuai dengan waktu, ruang lingkup dan biaya yang telah direncanakan.

Untuk itu pimpinan proyek (manajer proyek) merupakan individu yang paling menentukan keberhasilan atau kegagalan proyek. Karena dalam hal ini dia adalah orang yang memegang peranan penting dalam mengintegrasikan, mengkoordinasikan semua sumber daya yang dimiliki dan bertanggung jawab sepenuhnya atas keberhasilan dalam pencapaian sasaran proyek. Dengan demikian, manajer proyek seyogyanya menguasai manajemen ruang lingkup, manajemen waktu, biaya, kualitas, SDM, pengadaan, manajemen komunikasi, resiko dan manajemen integrasi.

Setelah merasa cukup menguasai bidang pekerjaan yang sedang dijalani, maka disarankan untuk dapat mengambil sertifikasi manajemen proyek. Adapun panduan referensi standar internasional yang kerap dipergunakan di bidang tersebut adalah mengacu pada Project Management Body Of Knowledge (PMBOK).

MANAJEMEN PROYEK

Pengertian manajemen proyek di sini adalah suatu manajemen yang menangani proyek secara menyeluruh, dimulai dari pengembangan ide atau gagasan awal, perencanaan pembiayaan proyek, serta perencanaan kualitas proyek untuk mendatangkan kepuasan para pemakai hasil dari proyek tersebut. Kesemuanya ini akan sangat mempengaruhi hasil dari yang akan didapat oleh seluruh pihak yang terkait, baik para penyandang modal, pengembang, pekerja pemasaran maupun pihak pembangun atau kontraktor.

Tidak sama dengan manajemen konstruksi, ruang lingkup manajemen proyek tidak hanya berkisar bagaimana menyelesaikan proyek tepat waktu, tepat kualitas dan biaya. Tapi yang lebih penting lagi, harus dapat merencanakan dan memperkirakan jauh ke depan, baik dari aspek strategi pemasaran, resiko, lingkungan, perijinan serta mempelajari perkembangan kecenderungan kebutuhan masyarakat. Dan apakah perencanaan waktu penyelesaian proyek pada saat yang tepat, dilihat dari segi pemasaran.

Dapat disimak dari pernyataan DeLugo (1993), bahwa manajemen proyek harus berfungsi secara proaktif dalam rangka untuk melindungi modal yang ditanamkan. Juga harus dinamis, mempunyai strategi serta membuka komunikasi ke segala pihak. Karena, menurut DeLugo, faktor-faktor seperti, pemasaran, keuangan, manajemen serta pelaksanaan proyek akan dipengeruhi oleh faktor penekanan dari luar proyek, seperti yang terpenting adalah kondisi ekonomi, pasar yang potensial serta pesaing-pesaing yang dapat merubah apa yang sudah digariskan sebagai strategi sejak semula. Jikalau faktor dari luar proyek ini tidak menjadi perhatian utama, maka akan berpengaruh pada keuntungan, penguasaan pasar dan kekuatan keuangan penyandang modal proyek tersebut.

PERSAINGAN DENGAN ASING

Kehadiran perusahaan jasa konstruksi asing ke dalam negeri memang tidak bisa dihindari dan harus dihadapi. Mereka dapat masuk ke sini melalui beberapa cara, di antaranya melalui kerja sama internasional, dan akibat keterbukaan arus globalisasi dan liberalisasi pasar.

Keberadaan asing menurut data LPJK tahun 2007, tidak kurang dari 146 perusahaan jasa konstruksi  dari 24 negara. Dibandingkan jumlah pelaku usaha nasional secara keseluruhan mungkin jumlah mereka sangat sedikit. Namun dengan skala kemampuan finansial yang dimiliki perusahaan asing sangat tinggi, menyebabkan mereka sangat berperan dalam melakukan penetrasi pasar.

Data Kementerian PU terbaru menunjukkan, pasar konstruksi tahun 2011 masih dikuasai dan dinikmati sekitar 60% oleh perusahaan asing, yang terdiri dari 161 kontraktor dan 129 konsultan. Sementara sisanya 40% diperebutkan oleh perusahaan nasional, yang terdiri dari 155.775 kontraktor dan 7.078 konsultan. Cukup mengkhawatirkan!

Pada lima tahun terakhir, pertambahan konsultan dan kontraktor asing sangatlah besar, dan sejak pencanangan Proyek MP3EI, naik hingga 22,2%

Data dan fakta di atas memperlihatkan, bahwa pelaku bisnis konstruksi asing untuk berkompetisi di pasar dalam negeri kian ekspansif dan makin banyak. Apalagi dengan akan diperlakukannya ASEAN Economic Community (AEC) pada tahun 2015 dan World Trade Organization (WTO) pada tahun 2020. Apakah hal ini merupakan ancaman atau tantangan bagi pelaku konstruksi nasional?

SDM KONSTRUKSI INDONESIA

Dalam paparan Kementerian Pekerjaan Umum mengenai "Gerakan Nasional Pelatihan Konstruksi 2010-2014", disebutkan bahwa kemampuan sumber daya manusia (SDM) di bidang konstruksi sudah mencukupi bila diukur secara nasional, tetapi masih lebih rendah bila diukur secara internasional. Selain karena kualitas keluaran perguruan tinggi nasional masih dianggap di bawah standar internasional, kelemahan SDM yang masih menonjol mencakup empat hal.

Kurangnya minat mengembangkan kompetensi (self improvement) di kalangan tenaga profesional konstruksi.

1. Perilaku (attitude) yang kurang mendukung profesionalitas, seperti : rendahnya disiplin, mengabaikan ketepatan waktu, kurangnya kreativitas, dan perasaan inferior terhadap tenaga asing.
2. Hambatan komunikasi, karena keterbatasan penguasaan bahasa asing (terutama bahasa Imggris), lemahnya kemampuan komunikasi personal, dan rendahnya penguasaan teknologi informasi.
3. Lemahnya kemampuan kerjasama (teamwork) dan kepemimpinan (leadership) dalam penyelenggaraan pekerjaan konstruksi yang kompleks dan melibatkan berbagai keahlian/ketrampilan.

Kekurangan ini kiranya perlu disadari bersama, khususnya bagi para pelaku (konsultan dan kontraktor) untuk tidak memupuk sifat complasent, atau cepat merasa puas diri atas kegiatan/pekerjaan yang sudah diperoleh, khususnya yang didapat dari "kedekatan" dengan pihak pemerintah atau perusahaan swasta domistik sebagai pemberi tugas. Mereka perlu memahami arti penting dari continuing professional development (CDP) agar dapat bertahan dan memenangi persaingan yang sengit di era liberalisasi pasar saat ini. Bila tidak, mereka tidak akan mampu selamat dari apa yang disebut "konsekuensi seleksi alam" dalam percaturan bisnis konstruksi global.

STANDAR MANAJEMEN MUTU

Standar Manajemen Mutu (SMM) dalam lingkup jasa konstruksi (konsultan dan kontraktor) adalah ISO 9001:2000. Di Indonesia diadopsi manjadi Standar Nasional Indonesia SNI 19-9001:2001.

Terdapat 8 (delapan) butir prinsip-prinsip manajemen mutu, di mana ini merupakan metode bagaimana cara : memimpin, mengatur, dan mengendalikan suatu organisasi/badan usaha/perusahaan.

Delapan prinsip tersebut adalah sebagai berikut :

1. Fokus Pelanggan
2. Kepemimpinan
3. Pelibatan Karyawan
4. Pendekatan Proses
5. Pendekatan Sistem pada Manajemen
6. Perbaikan Kesinambungan
7. Pendekatan Fakta untuk Membuat Keputusan
8. Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan

Penerapan SMM merupakan bagian awal dan sebagai indikator atas :

• keberhasilan peningkatan kinerja,
• efisiensi biaya, dan
• penurunan tingkat kesalahan kerja.

Paling tidak ada 7 (tujuh) manfaat dalam bisnis konstruksi yang dapat diraih, yaitu :

1. mempunyai perencanaan proyek yang bermutu baik,
2. mempunyai pengendalian proyek yang bermutu baik,
3. mempunyai jaminan mutu atas proyek yang dikerjakan,
4. dapat meningkatkan mutu kinerja proyek yang dikerjakan,
5. mempunyai standar kerja yang jelas bagi personil maupun manajemen,

6. dapat meningkatkan kepercayaan pengguna jasa atas mutu pelayanannya,

7. dapat memperluas lingkup pasar yang dikerjakan.

Dalam menghadapi persaingan ketat di era liberalisasi saat ini, mutu menjadi kata kunci. Keberhasilan memenangi persaingan pasar bebas dapat ditunjukkan melalui kemampuan memenuhi tuntutan pasar global yang menginginkan mutu jasa/produk terbaik.

MENJADI PESERTA RAPAT YANG BAIK

RAPAT merupakan sarana menyampaikan ide, gagasan, pendapat, berdiskusi dan mengekspresikan diri. Cara Anda bicara di tengah forum rapat akan memberi dampak besar bagi karier Anda.

Saat mengikuti rapat, secara tak disadari karakter manusia muncul. Entah itu karakter yang pendiam, malu menyampaikan gagasan, cerdas, mendominasi, banyak bicara, atau yang hanya ikut setuju keinginan atasan. Karakter manusia memang tak bisa disamakan, tetapi gagasan dalam rapat harus disatukan. Entah Anda termasuk tipe yang pemalu atau yang suka bicara, yang harus diperhatikan adalah bagaimana caranya menjadi peserta rapat yang baik dan dapat menyampaikan gagasan dengan efektif.

Bicara
Lebih baik bicara daripada diam dan menahan gagasan atau unek-unek dalam hati saat rapat. Namun bagi sebagian orang, kemampuan bicara di depan umum bukanlah hal mudah. Bagaimana mengatasinya? Berlatih.

“Salah satu cara meningkatkan kepercayaan diri untuk bicara di dalam rapat adalah dengan berlatih bicara di luat rapat,” kata Susan Newman, pendiri School2life, organisasi yang membantu para fresh graduate yang mengalami masa transisi dari sekolah ke dunia kerja.

“Cobalah berlatih mengemukakan pandangan dan ide dengan bergabung dalam percakapan di luar lingkungan kerja. Hal ini akan membantu Anda mengatasi rasa canggung bicara di depan orang. Jadi, bicara dan bicaralah sesering mungkin.”

Langsung ke sasaran
Orang yang banyak bicara dan suka bicara di depan umum tidak otomatis menjadi peserta rapat yang baik dan efektif. Terlalu banyak bicara bisa membuat topik pembicaraan dalam rapat melebar dan jauh dari sasaran rapat. Coba buat poin-poin penting dari gagasan yang akan Anda  bicarakan. Kemukakan langsung ke sasaran. Terlalu banyak bicara akan membuat peserta rapat tak menangkap gagasan pokok Anda dan pastinya membuang waktu.

Beri kesempatan
Jangan memotong pembicaraan orang lain. Jika ada yang tak sesuai dengan gagasan Anda, tunggu sampai rekan Anda selesai bicara. Memotong pembicaraan orang lain apalagi langsung mematahkan pendapatnya bisa memicu suasana panas dalam rapat. Membuat rapat tidak kondusif dan kemungkinan besar hasilnya tidak efektif.

Relaks

Pastikan sebelum rapat Anda dalam kondisi tenang dan tidak emosional, agar bisa fokus pada topik yang dibicarakan. Pekerjaan menumpuk dan deadline di depan mata bisa saja membuat pikiran seseorang tidak tenang. Sebelum rapat Anda tak hanya mempersiapkan materi, tetapi juga mental. Tarik napas panjang, minum air putih, dan mengobrol santai dengan rekan kerja sebelum rapat akan membuat Anda relaks dan tenang. Kondisi relaks saat rapat membuat Anda berpikir jernih dan siap menghadapi segala kemungkinan yang terjadi dalam rapat. Relaks, bukan mengantuk, ya!

Perhatikan bahasa tubuh

Jangan memperlihatkan ekspresi marah, kecewa, atau murung ketika rapat tak berjalan sesuai harapan. Jaga pula nada bicara Anda. Jangan mengeluarkan nada bicara tinggi, sinis, atau merendahkan.

Jujur

Saling memengaruhi dalam rapat biasa terjadi. Tapi jujurlah pada diri sendiri. Gagasan mana yang paling sesuai dengan keinginan dan pemikiran Anda. Jangan asal ikut-ikutan, apalagi asal si bos senang. Bagaimana pun hasil rapat akan memengaruhi pekerjaan Anda selanjutnya.

TIPS MEMIMPIN RAPAT DENGAN BAIK

Berdasarkan pengalaman dan pengamatan ketika mengikuti rapat di berbagai tempat, ada berbagai macam model dan cara rapat. Ada rapat yang cepat selesai dengan agenda dan materi rapat yang jelas, tetapi ada juga rapat yang sangat bertele-tele dan selesainya pun sangat lama. Untuk yang terakhir, rapat tidak mempunyai agenda dan materi rapat yang jelas. Hasil rapatnya pun pasti berbeda. Rapat dengan agenda yang jelas maka prosedur rapatnya cenderung sangat sistematis dan hasilnya pun jelas. Sementara rapat dengan agenda dan materi rapat yang tidak jelas maka suasana rapat menjadi tidak sistematis, overlap, bertele-tele, membosankan dan tidak jelas kapan tuntasnya. Sehingga sangat jauh untuk disebut sebagai rapat yang baik.

Satu hal lagi, dengan mendasarkan pada pengalaman dan pengamatan, tidak semua pimpinan (meskipun orang pandai) dapat memimpin rapat dengan baik. Kepandaian seseorang, jabatan yang tinggi serta status sosial yang baik tidak serta merta menjamin mereka mahir dalam memimpin rapat.

Agar dapat memimpin rapat dengan baik, maka harus memperhatikan tipsnya. Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan oleh pemimpin rapat. Memperhatiikan hal-hal penting tersebut adalah untuk menghindari rapat yang bertele-tele dan membosankan. Agar rapat menjadi efisien, berhasil dan berstatus sebagai rapat yang baik, maka pemimpin rapat hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai beriut :

1. Buatlah agenda rapat yang rinci dan jelas
2. Tentukan prioritas pembahasan dari yang paling penting
3. Bahaslah satu persatu setiap materi rapat secara urut berdasarkan prioritas yang telah ditentukan
4. Benar-benar memfokuskan pembahasan pada materi rapat agar tidak melebar dan menyimpang
5. Batasi usul dan saran hanya pada materi rapat yang sedang dibahas untuk menghindari overlap
6. Pandai mengatur waktu, termasuk jika ada peserta rapat yang bicaranya bertele-tele saat mengemukakan pendapat
7. Hindari mendominasi pembicaraan
8. Gunakan bahasa yang jelas dan kalimat yang santun
9. Catat seluruh usul, saran dan sanggahan dari peserta rapat (didelegasikan kepada notulen)
10. Terakhir, bacakan hasil rapat dan ingatkan kembali untuk melaksanakan segala sesuatu yang sudah dihasilkan dalam rapat

Demikianlah Tips Memimpin Rapat Dengan Baik semoga bermanfaat. Dan jika Anda sebagai pemimpin rapat, cobalah melaksanakan Tips Memimpin Rapat Dengan Baik diatas agar tidak bertele-tele dan membosankan.

RAPAT KONSTRUKSI & KOORDINASI PROYEK

Rapat konstruksi dan rapat koordinasi proyek adalah wadah media komunikasi dan koordinasi antar anggota tim manajemen proyek yang terdiri dari pemilik proyek, konsultan pengawas dan/atau konsultan manajemen konstruksi, serta kontraktor atau pihak-pihak lain yang berkepentingan dengan materi rapat tersebut dalam rangka penyelesaian pelaksanaan proyek. Rapat konstruksi dan rapat koordinasi yang dilaksanakan bersama tim manajemen proyek bersifat resmi/formal. Namun, pelaksanaannya kadang bersifat tidak resmi/informal.

Rapat Konstruksi

• Biasanya dilakukan disekali setiap bulan
• Biasanya dilakukan di kantor pemilik proyek atau di kantor proyek
• Rapat bersifat formal
• Undangan resmi diberikan
• Agenda rapat ditentukan
• Peserta rapat membawa data dan alternatif usulan penyelesaian masalah proyek, rencana kerja berikutnya, dan sebagainya
• Keputusan merupakan kesepakatan bersama dari partisipan rapat dan dituangkan dalam berita acara rapat
• Rapat dipimpin oleh pemilik proyek (pimpinan proyek/manajer proyek/manajer konstruksi)

Rapat Koordinasi

• Biasanya dilaksanakan sekali setiap minggu
• Biasanya dilaksanakan di kantor proyek
• Rutin, tanpa undangan, cukup pemberitahuan langsung
• Agenda rapat yang dibahas sekitar rencana kerja, kesiapan sumber daya, kemajuan pekerjaan, dan hal-hal yang berhubungan dengan kelancaran operasional pelaksanaan proyek
• Biasanya dilakukan dengan suasana informal
• Peserta rapat membawa data dan materi usulan
• Melaksanakan koordinasi yang perlu untuk mendapatkan penyelesaian bersama
• Rapat dipimpin oleh koordinator pelaksana lapangan

PENGELOLAAN KONFLIK DI PROYEK

Menjadi Manajer Proyek yang sukses tak lepas dari bagaimana sang Manajer Proyek menyelesaikan setiap konflik yang hadir di proyeknya. Konflik bisa terjadi kapan saja dan tiba-tiba dalam bentuk yang bisa saja tak terpikirkan sebelumnya. Hanya mereka yang siap menghadapi untuk menuntaskannya.

Setiap Manajer Proyek yang benar akan memberitahu timnya bahwa konflik adalah bagian dari pekerjaan. Apakah konflik yang terjadi itu dari sebuah masalah kecil di dalam tim atau sumber eksternal yang mengganggu kemajuan kerja proyek. Bagaimana berurusan dengan konflik akan menentukan apakah proyek akan berhasil atau berakhir sebagai sebuah kegagalan.

Bagaimana menyelesaikan konflik yang terjadi di tempat kerja? 

1. Pertama yang penting diingat adalah harus tetap tenang. Sebagai Manajer Proyek, anda akan menemukan diri di tengah kobaran api. Perlu dipastikan agar tetap tenang dan bisa bekerja menyelesaikan konflik. Dalam lingkungan dengan banyak orang yang berada dalam tekanan kerja (stress), akan mendukung suasana orang-orang mudah marah. Kemarahan hanya akan membuat situasi menjadi buruk. 
2. Jika merasa masalah yang datang begitu besar dan tiba-tiba, sehingga seperti tak mungkin diselesaikan, maka lebih baik mengambil langkah mundur untuk bernafas teratur dan menenangkan mental. Paling penting adalah mempertahankan tetap rasional dan menunjukkan sifat kepemimpinan dengan tidak terlalu emosional. Pikirkan sebelum memutuskan berbuat suatu reaksi.
3. Segera mungkin tangani konflik yang muncul, jangan menunda. Jangan biarkan konflik bercokol, dengan asumsi itu akan reda dengan sendirinya. Dalam kebanyakan kasus di proyek, konflik yang timbul karena sesuatu yang tidak diucapkan. Miskomunikasi antara stakeholder proyek dapat menjadi bom nuklir. Jika ada dugaan terjadi sesuatu yang salah, segera bicara dengan tim proyek. Jika ada masalah hadapi dengan transparan.
4. Jangan larut dalam suasana saling salah menyalahkan orang. Sikap defense orang akan timbul jika disalahkan, itu adalah reaksi alamiah. Terimalah jika seseorang harus salah atau mungkin anda sendiri yang salah. Orang-orang wajar saja membuat kesalahan dalam hidupnya. Dengan menerima kesalahan tidak membuat anda menjadi orang yang buruk, atau Manajer Proyek yang buruk.
5. Jika penyebab masalah sudah teridentifikasi, lebih baik menerimanya. Jika anda adalah penyebab masalah itu, tindakan selanjutnya adalah meminta maaf dan memperbaikinya. Jika masalah terletak pada pihak lain, terimalah kesalahan mereka dan lanjutkan pekerjaan. Menerima bahwa kesalahan terjadi, dan menerima tanggung jawab bawahan atas kesalahan yang terjadi adalah hak Manajer Proyek.
6. Pemecahan konfilk memerlukan kompromi, tapi jangan membatasi diri dengan pilihan yang disajikan. Berfikir kreatif tentang solusi terbaik. Solusi pertama yang datang belum tentu yang terbaik. Buat daftar semua solusi yang mungkin, serta kondisi pro dan kontra yang menyertainya. Selanjutnya analisa dengan menggunakan format SWOT, yaitu daftar kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman.

Apapun solusi yang datang dan apapun jalan solusi yang ditempuh, perlu diingat bahwa masih ada satu tujuan utama, yaitu keberhasilan proyek, jangan sampai kehilangan momentum. Segera identifikasi sumber konflik dan menanganinya secara langsung.

TIPE KARAKTER MANAJER PROYEK KONSTRUKSI

Manajer proyek, adalah tak lebih dari seorang manusia yang memiliki peran untuk menjalankan dan mengatur, serta mengelola proyek yang dimandatkan oleh pemilik proyek, agar bisa menghasilkan sesuatu sesuai dengan rencana proyek yang sudah disetujui. Namun, manusia adalah makhluk sosial yang memiliki karakter yang berbeda-beda yang terbentuk dari lingkungan, di mana ia tumbuh dan berkembang, serta diwariskan oleh pendahulunya secara lahiriah. Karakter yang terbentuk pada manajer proyek, sudah tentu akan berpengaruh terhadap perilakunya di dalam mengelola proyek konstruksi yang dimandatkan.

Mengenal karakter bertujuan untuk mengerti, menghargai dan berkomunikasi dengan preferensi yang berbeda. Ada beberapa cara untuk mengelompokkan karakter manusia, yang salah satunya adalah dengan menggunakan metode yang paling sering dipakai, yaitu Myer-Briggs Type Indicator (MBTI). 

Di mana, 16 kelompok karakter yang diatur oleh 4 kelompok karakter besar, yaitu ;

1. Extroversion - Introversion (ditandai dengan simbol E dan I)
2. Sensing - iNtuition (ditandai dengan simbol S dan N)
3. Thinking - Feeling (ditandai dengan simbol T dan F)
4. Judging - Perceiving (ditandai dengan simbol J dan P)

Hasil riset oleh Widemann dan Shenhar menunjukkan, bahwa 100% individu dengan karakter INTJ, ENTJ, ISTJ, ESTJ cocok untuk menjalankan peran mereka sebagai manajer proyek. Sedangkan 50% dari individu dengan karakter INTP, ENTP, ENFP dan ENFJ, dapat menjalankan tugasnya sebagai manajer proyek. Yang terakhir, individu dengan karakter INFP, ISFP, ESFP dan ISTP, serta 50% dari mereka yang memiliki karakter ENFP dan ESTP, bahkan tidak cocok sebagai anggota tim proyek.

Penelitian-penelitian di atas dapat dijadikan basis untuk mengkaji lebih jauh, bagaimana karakter di dunia konstruksi bangunan di Indonesia. Hasil penelitian yang dilakukan oleh Latief, Ichsan dan Hadi, menyimpulkan, bahwa manajer proyek dengan karakter ESTJ diprediksi untuk dapat mengelola proyek dengan kinerja waktu yang cukup baik. Namun sebaliknya, karakter INFP diprediksikan sebaliknya.

Hal tersebut tentunya memberikan penekanan kepada kita terhadap pentingnya pemilihan manajer proyek konstruksi dengan karakter yang tepat, agar dapat memberikan hasil kinerja proyek yang lebih baik.

5 CARA MENGHADAPI AUDITOR

Ada suatu titik di setiap karir seorang project manager ketika mereka menghadapi sesuatu yang menegangkan; yaitu kunjungan Auditor. Auditor dapat berasal dari team internal, atau dapat juga dari eksternal.
Ketika anda mendengar bahwa proyek anda akan diaudit, maka yang pertama yang perlu anda lakukan adalah jangan panik. Cari tahu mengapa proyek anda yang dipilih. Apakah ada suatu alasan tertentu? Apalagi jika proyek anda berjalan tidak sesuai dengan yang diharapkan.
Karena Auditor akan mencari fakta tentang sesuatu yang tidak benar, maka sebaiknya anda punya cara terbaik untuk menghadapinya.

Di sini ada 5 tips untuk membantu project manager menghadapi proses audit.

1. Lakukan Persiapan

Segera anda mengetahui bahwa proyek anda akan diaudit, mulailah mempersiapkan team. Beritahu team anda bahwa Auditor akan menemui mereka untuk mengetahui keterlibatan mereka di dalam proyek. Jika anda bekerja dengan beberapa kontraktor atau pihak ketiga, mungkin mereka juga akan dimintai keterangan. Jadi ingatkan mereka di muka.

Hendaknya juga anda mempersiapkan semua dokumen proyek anda. Project audit biasanya dimulai dengan memeriksa dokumen. Siapkan salinan dokumen proyek anda, seperti : kontrak, jadwal pelaksanaan, laporan progress, risalah rapat, serta permasalahan/kendala yang dihadapi. Cara lebih mudah adalah dengan memberi akses pada Auditor ke online project management tool anda, sehingga mereka dapat mengakses informasi proyek anda, dan kemudian datang ke anda  hanya meminta informasi tambahan saja.

2. Jangan Menyembunyikan Sesuatu

Jangan coba menyembunyikan sesuatu. Jika ada laporan yang belum diupdate, atau proyek anda belum mencapai target, maka itu sudah terlambat. Bagaimanapun juga Auditor akan mengetahuinya. Ini kesempatan anda untuk menjelaskan dan jangan ditutupi. Tidak ada seorangpun yang mengharapkan anda sempurna. Setiap orang pasti punya kekurangan.

3. Setujui Jadwal Pelaporan

Anda tidak perlu kaget, jika Auditor akan mengirim laporan ke manager senior anda atau ke managemen kantor pusat. Bicarakan kepada Auditor untuk mendapatkan jadwal laporan hasil temuan mereka secara periodik selama mereka melakukan investigasi. Ini akan memberi gambaran kepada anda akan isi laporan final mereka. Mungkin anda dapat melakukan perbaikan segera. Dan anda akan mendapat ekstra credit atas reaksi cepat anda.

4. Siapkan Cukup Waktu

Akan menbutuhkan banyak waktu untuk menjelaskan sesuatu ke seseorang. Apalagi jika orang tersebut tidak mengetahui banyak tentang proyek anda. Jadi siapkan waktu yang cukup untuk memberi penjelasan ke Auditor. Perhatikan implikasi waktu tersebut terhadap progres proyek anda. Jika bisa, coba sesuaikan jadwal audit meeting pada saat jadwal proyek tidak padat. Auditor yang baik akan mengerti, terlebih jika anda dapat  menjelaskannya.

5. Ingat, Audit itu baik

Coba untuk tetap positif! Jika proyek anda berjalan dengan baik, maka audit akan menunjukkan kerja hebat anda dalam mengelola pekerjaan dan team. Perhatikan kekuatan anda, mungkin dalam hal membimbing junior project manager, atau dalam hal berbagi dengan sesama project manager dalam satu perusahaan. Banggalah dengan apa yang anda capai.

Tentu, juga ada kemungkinan hasil audit mengecewakan anda. Gunakan laporan hasil audit untuk melakukan perbaikan. Itu dapat merupakan pembelajaran yang sangat berharga, bahkan untuk project manager yang sudah berpengelaman sekalipun. Bicara ke manager anda untuk mendapatkan pelatihan atau bimbingan, jika perlu.

Singkat kata, project audit dapat menyakitkan, buang waktu, mengganggu dan menegangkan. Tapi seorang Auditor yang baik akan membantu anda mengidentifikasi area di mana proyek anda tidak berjalan dengan baik. Lihat audit sebagai pengalaman pembelajaran dan sesuatu yang membantu anda untuk sukses. Mereka memberi anda masukan positif.. Tentu, itu tergantung anda, apakah anda akan bereaksi sesuai rekomendasi mereka atau tidak.

ENGINEERING INSURANCE

Keselamatan kerja dalam proyek konstruksi adalah hal yang sangat penting. Oleh karena itu, peran engineering insurance menjadi sangat besar. Sebab engineering insurance memberi manfaat yakni jaminan terhadap kerugian selama kegiatan pembangunan. Objek yang menjadi pertanggungan antara lain adalah semua kegiatan pembangunan, baik pembangunan teknik sipil maupun pemasangan mesin.

Engineering insurance ini terdiri dari beberapa jenis, yaitu :

Asuransi Konstruksi

Objek yang merupakan pertanggungan adalah seluruh kegiatan pembangunan untuk berbagai keperluan, seperti gedung, kantor, pertokoan, pabrik, jalan raya, dam, irigasi hingga pelabuhan laut dan udara. Sementara itu pihak yang merupakan tertanggung adalah pemilik proyek, penyandang dana, serta kontraktor dan sub-kontraktor.

Premi pada asuransi ini tergantung pada faktor-faktor sebagai berikut :

• Lamanya waktu pembangunan proyek.
• Jenis proyeknya, apakah sipil basah atau sipil kering.
• Pengalaman dari kontraktor yang menangani proyek.
• Kondisi lingkungan proyek tersebut (termasuk alam dan cuaca)

Asuransi Pemasangan Instalasi Mesin

Asuransi ini memberikan ganti rugi atas resiko yang terjadi selama masa pemasangan mesin. Resiko yang dicakup sama dengan resiko yang dihadapi oleh kontraktor. Periode pertanggungannya dimulai dari masa instalasi, testing, perawatan, hingga diserahkan kepada pemilik.

Asuransi Mesin Industri

Asuransi ini memberikan ganti rugi atas pengeluaran biaya yang tidak terduga untuk perbaikan atau penggantian mesin. 

PROJECT MANAGEMENT TEAM

Kenapa management sangat penting? Karena merupakan suatu kegiatan yang termanage dengan cara yang sistematik yang sangat mendasar, dari mulai tujuan hingga tercapainya tujuan tersebut.

Proyek konstruksi yang mempunyai tingkat pekerjaan dengan nilai cukup komplek, sangatlah membutuhkan sebuah management yang tepat sasaran. Hal ini untuk mengatur semua lini management yang terkait dengannya, mulai dari management Biaya, Mutu, Waktu, lingKUngan dan keSELAMATan (BMW-KU SELAMAT).

Management pada sebuah proyek dapat didefinisikan sebagai sebuah kegiatan merencanakan, menyusun organisasi dan mengendalikan sumber daya untuk mencapai sasaran yang ditentukan dengan menggunakan hirarki vertikal dan horizontal.

Alur kerja management dalam sebuah proyek dapat diuraikan secara ringkas, meliputi ; menetapkan tujuan, merencanakan, mengorganisasi, melaksanakan dan mengontrol dengan memperhatikan aspek sains dan teknologi, bisnis dan kepentingan moral society, dengan tingkat kualifikasi management pada level top, middle dan lower.

SPESIFIKASI

Spesifikasi dapat didefinisikan sebagai deskripsi secara tertulis dari sebuah produk atau metode secara lengkap, sehingga dapat digunakan sebagai acuan oleh penyedia jasa untuk memenuhi semua keinginan pengguna jasa.

Spesifikasi dapat berupa sebuah gambar, sebuah model, atau paparan secara tertulis. Ketiga hal tersebut, dapat berdiri sendiri atau saling melengkapi satu sama lain. Pada umumnya kombinasi antara gambar dan paparan tertulis lebih dapat memberikan informasi yang cukup, agar pemenuhan keinginan dapat dilakukan sepenuhnya.

Spesifikasi merupakan model legal yang harus dipenuhi dan merupakan bagian dari sebuah kontrak antara pengguna jasa (pemilik proyek) dengan penyedia jasa (kontraktor). Tujuan utama dari sebuah spesifikasi adalah menyamakan persepsi antara pengguna jasa dengan penyedia jasa. Hal ini menjadi sangat penting mengingat karakteristik dalam proyek konstruksi berbeda dengan industri manufaktur. Dalam industri jasa konstruksi, proses produksi berlangsung setelah terjadi kesepakatan atau kontrak. 

Banyak cara untuk menuliskan spesifikasi yang dapat dimanfaatkan untuk merepresentasikannya. Paling tidak terdapat 6 (enam) jenis spesifikasi, yaitu :

• Performance specification, lebih ditekankan pada paparan kinerja / hasil akhir dari suatu produk.
• Descriptive specification, paparan teknis secara rinci dan lengkap terhadap suatu produk yang diinginkan.
• Brand-name specification, dengan menyebutkan nama produk dan pabrik pembuatnya.
• Closed specification, penggunaan produk dibatasi oleh beberapa merk yang direkomendasikan.
• Open specification, penggunaan produk terbuka untuk semua merk dagang.
• Reference specification, merunjuk pada nomor atau kode dari spesifikasi yang telah dipublikasikan.
• Combination specification, merupakan kombinasi dari beberapa jenis spesifikasi.

CRASHING

Crashing adalah suatu metode untuk mempercepat durasi proyek. Terminologi proses crashing adalah dengan mereduksi durasi suatu pekerjaan yang akan berpengaruh terhadap waktu penyelesaian proyek, yang dipusatkan pada kegiatan yang berada pada jalur kritis. 

Alasan dilakukanya crashing, yaitu :

• Kegiatan proyek yang bersangkutan diharapkan segera selesai, sebab sudah merupakan keputusan pemilik proyek dengan suatu alasan tertentu.
• Karena terjadi keterlambatan pelaksanaan proyek yang sudah melebihi batas toleransi tertentu, dan dinilai oleh pemilik proyek akan sangat mempengaruhi kelancaran penyelesaian proyek secara keseluruhan.

Ada berbagai cara untuk mereduksi durasi suatu proyek, dan banyak kombinasi dari durasi kegiatan dan biaya yang harus diperhatikan dalam menganalisis secara detail. Cara yang baik adalah :

• Tidak menambah biaya proyek secara keseluruhan.
• Memperpendek umur proyek dengan memperpendek lintasan kritisnya.
• Kegiatan yang dipilih untuk dilakukan percepatan harus mempunyai biaya percepatan yang terendah.
• Usaha percepatan proyek sudah direncanakan dan dilakukan dari awal pelaksanaan proyek
• Hindari percepatan pekerjaan pada lintasan kritis apabila menimbulkan lintasan kritis baru yang menyulitkan pelaksanaan pekerjaan yang bersangkutan.

METODE PENJADWALAN PROYEK

Ada beberapa metode penjadwalan proyek konstruksi yang sering digunakan untuk mengelola waktu dan sumber daya proyek. Masing-masing metode mempunyai kelebihan dan kekurangannya. Pertimbangan penggunaan metode-metode tersebut didasarkan atas kebutuhan dan hasil yang ingin dicapai terhadap kinerja penjadwalan.

Bagan Balok (Barchart)

Barchart ditemukan oleh Gantt dan Fredick W. Taylor dalam bentuk bagan balok, dengan panjang balok sebagai representasi durasi setiap kegiatan. Format bagan balok informatif, mudah dibaca dan efektif untuk komunikasi, serta dapat dibuat dengan mudah dan sederhana. Kekurangannya, penyajian informasi bagan balok agak terbatas, hubungan antar kegiatan tidak jelas, dan lintasan kritis kegiatan proyek tidak dapat diketahui. Maka bila terjadi keterlambatan proyek, prioritas kegiatan yang akan dikoreksi menjadi sukar dilakukan.

Kurva S (Hanumm Curve)

Kurva S adalah sebuah grafik yang dikembangkan oleh Warren T.Hanumm atas dasar pengamatan terhadap sejumlah besar proyek sejak awal hingga akhir. Kurva S dapat menunjukkan kemajuan proyek berdasarkan kegiatan, waktu dan bobot pekerjaan yang direpresentasikan sebagai persentase kumulatif dari seluruh kegiatan proyek. Visualisasi kurva S dapat memberi informasi mengenai kemajuan proyek dengan membandingkannya terhadap jadwal rencana. Dari sinilah diketahui apakah ada keterlambatan atau percepatan jadwal proyek. Indikasi tersebut dapat menjadi informasi awal guna melakukan tindakan koreksi dalam proses pengendalian jadwal. Tetapi informasi tersebut tidak detail dan hanya terbatas untuk menilai kemajuan proyek.

Metode Network Planning

Network Planning diperkenalkan pada tahun 1950-an oleh tim perusahaan DuPont dan Rand Corporation untuk mengembangkan sistem kontrol manajemen. Metode ini dikembangkan untuk mengendalikan sejumlah besar kegiatan yang memiliki ketergantungan yang kompleks. Metode ini relatif lebih sulit, tetapi hubungan antar kegiatan jelas, dan dapat memperlihatkan kegiatan kritis. Dari informasi network planning-lah, monitoring serta tindakan koreksi kemudian dapat dilakukan, yakni dengan memperbarui jadwal.

ANALISA HARGA SATUAN PEKERJAAN

Nilai finansial sebuah proyek, diperoleh dengan menghitung hasil perkalian antara volume pekerjaan dengan harga satuan pekerjaan yang bersangkutan. 

Untuk proyek-proyek besar yang pelaksanaannya berjangka waktu lama (multi years contract), harga satuan pekerjaan merupakan komponen penting dan mendasar. Karena, kontrak pekerjaan tersebut umumnya dalam bentuk Unit Price Contract, yaitu ikatan kontrak berdasarkan nilai harga satuan pekerjaannya. Adapun volume pekerjaan bisa berubah-ubah sesuai realisasi kebutukan dan pertimbangan teknis selama pelaksanaan. Maka, nilai finansial proyek pun akan berubah pada akhir pelaksanaan proyek. Nilai pekerjaan tambah atau pekerjaan kurang tersebu,t biasa disebut dengan Variation Order.

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menghitung harga satuan pekerjaan adalah sbb:

1. Spesifikasi teknik dan gambar konstruksi pekerjaan yang bersangkutan
2. Hasil observasi lapangan / aanwijzing (lokasi proyek, sarana transportasi, dan medan kerja)
3. Metode Pelaksanaan yang dipilih
4. Data harga dan ketersediaan sumber daya yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek
5. Dan syarat-syarat khusus / tambahan lainnya yang berlaku atas pekerjaan tersebut

Dari 5 (lima) poin pertimbangan tersebut di atas, akan diperoleh perkiraan harga satuan pekerjaan yang berguna untuk :

1. Perkiraan harga satuan pekerjaan untuk pelaksanaan pekerjaan bersangkutan
2. Pedoman evaluasi atas realisasi biaya suatu pekerjaan
3. Keperluan menghitung Rencana Biaya Pelaksanaan Proyek (RPB)

Karena manajer proyek merupakan pelaksana manajemen perusahaan dan pelaksana terdepan dalam pengelolaan proyek, terutama dalam realisasi harga satuan pekerjaannya, maka pemahaman dan kemampuannya dalam perhitungan harga satuan pekerjaan mutlak diperlukan.

CONSTRUCTION METHOD

Construction Method atau Metode Pelaksanaan, merupakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang logis dan teknis, sehubungan dengan ketersediaan sumber daya dan kondisi medan kerja, guna memperoleh cara pelaksanaan yang efektif dan efisien.

Metode Pelaksanaan tersebut dibuat oleh kontraktor pada waktu mengajukan penawaran harga. Dengan demikian, Metode Pelaksanaan tersebut minimum telah teruji saat dilakukan klarifikasi atas dokumen tender. 

Metode Pelaksanaan merupakan cerminan dari profesionalitas sang pelaksana pekerjaan (project manager) dan perusahaan yang bersangkutan. Karena itu, dalam menentukan pemenang tender, penyajian Metode Pelaksanaan pekerjaan mempunyai bobot penilaian yang tinggi, disamping penawaran harga terendah.

Dokumen Metode Pelaksanaan pekerjaan terdiri dari :

• Project Plan (denah dan lokasi proyek, jarak angkut, dll)
• Sket / gambar penjelasan pelaksanaan pekerjaan
• Uraian pelaksanaan pekerjaan
• Perhitungan kebutuhan peralatan, material, dan tenaga kerja, serta jadwal kebutuhannya

Metode Pelaksanaan pekerjaan yang baik harus memenuhi :

• Persyaratan teknis (lengkap & jelas, serta aman dilaksanakan & efektif)
• Persyaratan ekonomis (biaya wajar & efisien)
• Pertimbangan non-teknis lainnya (lingkungan, dll)

Metode Pelaksanaan pekerjaan banyak sekali variasinya. Tidak ada keputusan engineering yang bisa sama persis. Jadi, pilihan terbaik merupakan tanggung jawab manajemen, dengan tetap mempertimbangkan engineering economies.