Minggu, 28 April 2013

TIPS MEMIMPIN RAPAT DENGAN BAIK

Berdasarkan pengalaman dan pengamatan ketika mengikuti rapat di berbagai tempat, ada berbagai macam model dan cara rapat. Ada rapat yang cepat selesai dengan agenda dan materi rapat yang jelas, tetapi ada juga rapat yang sangat bertele-tele dan selesainya pun sangat lama. Untuk yang terakhir, rapat tidak mempunyai agenda dan materi rapat yang jelas. Hasil rapatnya pun pasti berbeda. Rapat dengan agenda yang jelas maka prosedur rapatnya cenderung sangat sistematis dan hasilnya pun jelas. Sementara rapat dengan agenda dan materi rapat yang tidak jelas maka suasana rapat menjadi tidak sistematis, overlap, bertele-tele, membosankan dan tidak jelas kapan tuntasnya. Sehingga sangat jauh untuk disebut sebagai rapat yang baik.

Satu hal lagi, dengan mendasarkan pada pengalaman dan pengamatan, tidak semua pimpinan (meskipun orang pandai) dapat memimpin rapat dengan baik. Kepandaian seseorang, jabatan yang tinggi serta status sosial yang baik tidak serta merta menjamin mereka mahir dalam memimpin rapat.

Agar dapat memimpin rapat dengan baik, maka harus memperhatikan tipsnya. Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan oleh pemimpin rapat. Memperhatiikan hal-hal penting tersebut adalah untuk menghindari rapat yang bertele-tele dan membosankan. Agar rapat menjadi efisien, berhasil dan berstatus sebagai rapat yang baik, maka pemimpin rapat hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai beriut :
  1. Buatlah agenda rapat yang rinci dan jelas
  2. Tentukan prioritas pembahasan dari yang paling penting
  3. Bahaslah satu persatu setiap materi rapat secara urut berdasarkan prioritas yang telah ditentukan
  4. Benar-benar memfokuskan pembahasan pada materi rapat agar tidak melebar dan menyimpang
  5. Batasi usul dan saran hanya pada materi rapat yang sedang dibahas untuk menghindari overlap
  6. Pandai mengatur waktu, termasuk jika ada peserta rapat yang bicaranya bertele-tele saat mengemukakan pendapat
  7. Hindari mendominasi pembicaraan
  8. Gunakan bahasa yang jelas dan kalimat yang santun
  9. Catat seluruh usul, saran dan sanggahan dari peserta rapat (didelegasikan kepada notulen)
  10. Terakhir, bacakan hasil rapat dan ingatkan kembali untuk melaksanakan segala sesuatu yang sudah dihasilkan dalam rapat
Demikianlah Tips Memimpin Rapat Dengan Baik semoga bermanfaat. Dan jika Anda sebagai pemimpin rapat, cobalah melaksanakan Tips Memimpin Rapat Dengan Baik diatas agar tidak bertele-tele dan membosankan.