5 CARA MENGHADAPI AUDITOR

Ada suatu titik di setiap karir seorang project manager ketika mereka menghadapi sesuatu yang menegangkan; yaitu kunjungan Auditor. Auditor dapat berasal dari team internal, atau dapat juga dari eksternal.
Ketika anda mendengar bahwa proyek anda akan diaudit, maka yang pertama yang perlu anda lakukan adalah jangan panik. Cari tahu mengapa proyek anda yang dipilih. Apakah ada suatu alasan tertentu? Apalagi jika proyek anda berjalan tidak sesuai dengan yang diharapkan.
Karena Auditor akan mencari fakta tentang sesuatu yang tidak benar, maka sebaiknya anda punya cara terbaik untuk menghadapinya.

Di sini ada 5 tips untuk membantu project manager menghadapi proses audit.

1. Lakukan Persiapan

Segera anda mengetahui bahwa proyek anda akan diaudit, mulailah mempersiapkan team. Beritahu team anda bahwa Auditor akan menemui mereka untuk mengetahui keterlibatan mereka di dalam proyek. Jika anda bekerja dengan beberapa kontraktor atau pihak ketiga, mungkin mereka juga akan dimintai keterangan. Jadi ingatkan mereka di muka.

Hendaknya juga anda mempersiapkan semua dokumen proyek anda. Project audit biasanya dimulai dengan memeriksa dokumen. Siapkan salinan dokumen proyek anda, seperti : kontrak, jadwal pelaksanaan, laporan progress, risalah rapat, serta permasalahan/kendala yang dihadapi. Cara lebih mudah adalah dengan memberi akses pada Auditor ke online project management tool anda, sehingga mereka dapat mengakses informasi proyek anda, dan kemudian datang ke anda  hanya meminta informasi tambahan saja.

2. Jangan Menyembunyikan Sesuatu

Jangan coba menyembunyikan sesuatu. Jika ada laporan yang belum diupdate, atau proyek anda belum mencapai target, maka itu sudah terlambat. Bagaimanapun juga Auditor akan mengetahuinya. Ini kesempatan anda untuk menjelaskan dan jangan ditutupi. Tidak ada seorangpun yang mengharapkan anda sempurna. Setiap orang pasti punya kekurangan.

3. Setujui Jadwal Pelaporan

Anda tidak perlu kaget, jika Auditor akan mengirim laporan ke manager senior anda atau ke managemen kantor pusat. Bicarakan kepada Auditor untuk mendapatkan jadwal laporan hasil temuan mereka secara periodik selama mereka melakukan investigasi. Ini akan memberi gambaran kepada anda akan isi laporan final mereka. Mungkin anda dapat melakukan perbaikan segera. Dan anda akan mendapat ekstra credit atas reaksi cepat anda.

4. Siapkan Cukup Waktu

Akan menbutuhkan banyak waktu untuk menjelaskan sesuatu ke seseorang. Apalagi jika orang tersebut tidak mengetahui banyak tentang proyek anda. Jadi siapkan waktu yang cukup untuk memberi penjelasan ke Auditor. Perhatikan implikasi waktu tersebut terhadap progres proyek anda. Jika bisa, coba sesuaikan jadwal audit meeting pada saat jadwal proyek tidak padat. Auditor yang baik akan mengerti, terlebih jika anda dapat  menjelaskannya.

5. Ingat, Audit itu baik

Coba untuk tetap positif! Jika proyek anda berjalan dengan baik, maka audit akan menunjukkan kerja hebat anda dalam mengelola pekerjaan dan team. Perhatikan kekuatan anda, mungkin dalam hal membimbing junior project manager, atau dalam hal berbagi dengan sesama project manager dalam satu perusahaan. Banggalah dengan apa yang anda capai.

Tentu, juga ada kemungkinan hasil audit mengecewakan anda. Gunakan laporan hasil audit untuk melakukan perbaikan. Itu dapat merupakan pembelajaran yang sangat berharga, bahkan untuk project manager yang sudah berpengelaman sekalipun. Bicara ke manager anda untuk mendapatkan pelatihan atau bimbingan, jika perlu.

Singkat kata, project audit dapat menyakitkan, buang waktu, mengganggu dan menegangkan. Tapi seorang Auditor yang baik akan membantu anda mengidentifikasi area di mana proyek anda tidak berjalan dengan baik. Lihat audit sebagai pengalaman pembelajaran dan sesuatu yang membantu anda untuk sukses. Mereka memberi anda masukan positif.. Tentu, itu tergantung anda, apakah anda akan bereaksi sesuai rekomendasi mereka atau tidak.