5 CARA MENGHADAPI AUDITOR

Ada suatu titik di setiap karir seorang project manager ketika mereka menghadapi sesuatu yang menegangkan; yaitu kunjungan Auditor. Auditor dapat berasal dari team internal, atau dapat juga dari eksternal.
Ketika anda mendengar bahwa proyek anda akan diaudit, maka yang pertama yang perlu anda lakukan adalah jangan panik. Cari tahu mengapa proyek anda yang dipilih. Apakah ada suatu alasan tertentu? Apalagi jika proyek anda berjalan tidak sesuai dengan yang diharapkan.
Karena Auditor akan mencari fakta tentang sesuatu yang tidak benar, maka sebaiknya anda punya cara terbaik untuk menghadapinya.

Di sini ada 5 tips untuk membantu project manager menghadapi proses audit.

1. Lakukan Persiapan

Segera anda mengetahui bahwa proyek anda akan diaudit, mulailah mempersiapkan team. Beritahu team anda bahwa Auditor akan menemui mereka untuk mengetahui keterlibatan mereka di dalam proyek. Jika anda bekerja dengan beberapa kontraktor atau pihak ketiga, mungkin mereka juga akan dimintai keterangan. Jadi ingatkan mereka di muka.

Hendaknya juga anda mempersiapkan semua dokumen proyek anda. Project audit biasanya dimulai dengan memeriksa dokumen. Siapkan salinan dokumen proyek anda, seperti : kontrak, jadwal pelaksanaan, laporan progress, risalah rapat, serta permasalahan/kendala yang dihadapi. Cara lebih mudah adalah dengan memberi akses pada Auditor ke online project management tool anda, sehingga mereka dapat mengakses informasi proyek anda, dan kemudian datang ke anda  hanya meminta informasi tambahan saja.

2. Jangan Menyembunyikan Sesuatu

Jangan coba menyembunyikan sesuatu. Jika ada laporan yang belum diupdate, atau proyek anda belum mencapai target, maka itu sudah terlambat. Bagaimanapun juga Auditor akan mengetahuinya. Ini kesempatan anda untuk menjelaskan dan jangan ditutupi. Tidak ada seorangpun yang mengharapkan anda sempurna. Setiap orang pasti punya kekurangan.

3. Setujui Jadwal Pelaporan

Anda tidak perlu kaget, jika Auditor akan mengirim laporan ke manager senior anda atau ke managemen kantor pusat. Bicarakan kepada Auditor untuk mendapatkan jadwal laporan hasil temuan mereka secara periodik selama mereka melakukan investigasi. Ini akan memberi gambaran kepada anda akan isi laporan final mereka. Mungkin anda dapat melakukan perbaikan segera. Dan anda akan mendapat ekstra credit atas reaksi cepat anda.

4. Siapkan Cukup Waktu

Akan menbutuhkan banyak waktu untuk menjelaskan sesuatu ke seseorang. Apalagi jika orang tersebut tidak mengetahui banyak tentang proyek anda. Jadi siapkan waktu yang cukup untuk memberi penjelasan ke Auditor. Perhatikan implikasi waktu tersebut terhadap progres proyek anda. Jika bisa, coba sesuaikan jadwal audit meeting pada saat jadwal proyek tidak padat. Auditor yang baik akan mengerti, terlebih jika anda dapat  menjelaskannya.

5. Ingat, Audit itu baik

Coba untuk tetap positif! Jika proyek anda berjalan dengan baik, maka audit akan menunjukkan kerja hebat anda dalam mengelola pekerjaan dan team. Perhatikan kekuatan anda, mungkin dalam hal membimbing junior project manager, atau dalam hal berbagi dengan sesama project manager dalam satu perusahaan. Banggalah dengan apa yang anda capai.

Tentu, juga ada kemungkinan hasil audit mengecewakan anda. Gunakan laporan hasil audit untuk melakukan perbaikan. Itu dapat merupakan pembelajaran yang sangat berharga, bahkan untuk project manager yang sudah berpengelaman sekalipun. Bicara ke manager anda untuk mendapatkan pelatihan atau bimbingan, jika perlu.

Singkat kata, project audit dapat menyakitkan, buang waktu, mengganggu dan menegangkan. Tapi seorang Auditor yang baik akan membantu anda mengidentifikasi area di mana proyek anda tidak berjalan dengan baik. Lihat audit sebagai pengalaman pembelajaran dan sesuatu yang membantu anda untuk sukses. Mereka memberi anda masukan positif.. Tentu, itu tergantung anda, apakah anda akan bereaksi sesuai rekomendasi mereka atau tidak.

IKON BangUnan

Saat memperingati satu dasawarsa Undang-Undang Bangunan Gedung (UUBG), Direktorat Jenderal Cipta Karya Kementerian Pekerjaan Umum meluncurkan ikon kampanye sosialisasi UUBG yang diberi nama "BangUnan"

BangUnan digambarkan sebagai sosok bangunan gedung yang bersahabat, dengan visual menyerupai gedung bertingkat dan rumah. BangUnan bertugas untuk memastikan bahwa penyelenggaraan bangunan gedung di seluruh wilayah Indonesia menjamin keandalan bangunan gedung, yakni memenuhi unsur Aman, Sehat, Nyaman dan Mudah.

Bangunan menggunakan warna-warna yang memiliki arti tersendiri. 

Warna kuning (gedung) memperlihatkan semangat untuk terus membangun sesuai dengan peraturan perundangan. Hal ini juga menjadi salah satu wujud dari pembangunan bangsa.

Warna biru (rumah) menunjukkan bahwa penerapan UUBG No.28 Tahun 2002 ditujukan untuk stabilitas kehidupan masyarakat. Penerapannya secara efektif dipastikan mampu menjaga keselamatan penghuni gedung maupun masyarakat dan lingkungan sekitar. 

Warna hijau (pohon) memberikan pemahaman bahwa lingkungan menjadi salah satu elemen yang diatur dalam UUBG.

Ikon tersebut diharapkan menjadi media kampanye yang komunikatif dan mudah diingat.

MENGAPA KITA PERLU MEMPELAJARI ETIKA ENJINIRING?

Untuk bahan renungan, ada baiknya kita simak dulu berita tentang masalah beton di Denver International Airport - DIA.

 

Berita ini pertama kali dilaporkan oleh Denver Post pada awal Agustus 1993 ketika bandara hampir selesai. Dua subkontraktor mengajukan tuntutan hukum melawan kontraktor yang mengerjakan perkerasan runway, yaitu perusahaan konstruksi California, Ball, Ball, & Brosamer (dikenal sebagai 3B), mengklaim bahwa 3B mempunyai hutang pada mereka atas material yang telah mereka kirim. Sebagian tuntutan ini menyatakan bahwa 3B telah mengubah komposisi beton yang digunakan untuk konstruksi runway dan apron, dengan memperbanyak kerikil, air, dan pasir, yang mengakibatkan kekuatan beton menurun.

Awalnya, pejabat Denver meremehkan laporan tersebut, dan mempercayakan pada hasil uji independen beton. Pengujian pada sampel beton menunjukkan bahwa beton runway mempunyai kekuatan yang benar. Kontroversi ini mereda untuk sementara. Tapi setahun kemudian, pada Agustus 1994, kantor jaksa wilayah Denver mengumumkan bahwa pihaknya sedang menyelidiki tentang pemalsuan laporan selama masa konstruksi. Laporan pengujian beton telah dipalsukan untuk menyembunyikan hasil yang menunjukkan beberapa bagian beton tidak memenuhi spesifikasi.

Pejabat DIA tetap ngotot bahwa runway memenuhi spesifikasi. Pernyataan berdasarkan hasil pengujian yang menunjukkan bahwa meskipun beberapa bagian runway berada di bawah standar, tapi masih memenuhi spesifikasi FAA. Akhirnya 3B dibayar untuk area-area yang di bawah standar tersebut dengan harga yang lebih rendah daripada bagian runway yang lebih kuat.

Kasus Beton di Denver International Airport hanyalah salah satu contoh masalah etika yang dihadapi oleh para insinyur dalam praktek profesional mereka. Kasus etika bisa saja lebih jauh melampaui isu keselamatan publik, dan dapat melibatkan penyuapan, kecurangan, keadilan, kejujuran dalam riset dan pengujian, serta konflik kepentingan.

Beberapa kasus terkenal yang mendapat perhatian besar dari beberapa media beberapa tahun terakhir ini menyebabkan para insinyur meningkatkan kepekaan mereka terhadap tanggung jawab profesionalnya. Kasus-kasus ini membangkitkan kesadaran akan arti penting etika dalam profesi insinyur ketika para insinyur menyadari bahwa pekerjaan teknis mereka mempunyai dampak kesehatan dan keselamatan publik, dan di samping itu dapat pula mempengaruhi praktek bisnis maupun politik.

Inilah alasan mengapa insinyur harus membekali dirinya dengan pengetahuan mengenai etika. Etika enjiniring adalah studi tentang keputusan moral yang harus dibuat oleh insinyur dalam praktek enjiniringnya. Dengan memahami etika enjiniring dan menerapkannya, insinyur akan berjalan dalam koridor aturan dan standar yang mengatur peran profesionalnya.

PEKERJAAN TAMBAH KURANG PADA KONTRAK LUMP SUM?

Pekerjaan tambah kurang (Variation Order atau Change Order) adalah perubahan pekerjaan yang diakibatkan oleh suatu kondisi yang tidak sesuai dengan rencana, sehingga diperlukan revisi pada pelaksanaanya, yang dapat mengakibatkan adanya biaya tambah atau kurang.

Pada proyek konstruksi, hampir dapat dipastikan akan selalu ada pekerjaan tambah kurang dalam pelaksanaannya. Hal ini dapat disebabkan oleh banyak hal. Yang paling sering disebabkan oleh ; 1) perencanaan yang kurang matang, 2) akibat kondisi lapangan yang tidak dapat diprediksi dengan baik sebelumnya, serta 3) pada kasus tertentu diperlukan percepatan pelaksanaan proyek dari rencana semula.

Sekarang, yang menjadi pertanyaan adalah, Apakah jenis kontrak Lump Sum masih relevan untuk diterapkan dalam kontrak konstruksi yang sarat dengan resiko pekerjaan tambah kurang?

Seperti telah kita ketahui, Perpres No 54 Tahun 2010, pasal 51 ayat 1(f), mensyaratkan tidak boleh ada pekerjaan tambah kurang pada jenis kontrak Lump Sum. Dan pasal 87 ayat 1 hanya mengijinkan untuk dilakukan perubahan kontrak, jika terdapat perbedaan antara kondisi lapangan dengan gambar dan spesifikasi yang telah ditentukan dalam kontrak. Itupun anggaranya tidak boleh melebihi 10% dari nilai kontrak awal (pasal 87 ayat 2).

KONTRAK LUMP SUM

Kontrak Lump Sum merupakan jenis kontrak yang umum digunakan pada pekerjaan konstruksi. Para pelaku jasa konstruksi telah mengenal jenis kontrak ini. Tapi sayang, sebatas mengenal saja tidak cukup. Tanpa pemahaman yang benar, dapat menimbulkan kesalahpahaman mengenai arti kontrak lump sum ini. Untuk itu, ada baiknya kita memahami terlebih dahulu makna atau definisi kontrak Lump Sum berdasarkan peraturan yang berlaku di Indonesia.

PP No 29 Tahun 2000, pasal 21 ayat 1 :

Kontrak kerja konstruksi dengan bentuk imbalan Lump Sum merupakan kontrak jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam jangka waktu tertentu, dengan jumlah harga yang pasti dan tetap, serta semua resiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pekerjaan yang sepenuhnya ditanggung oleh Penyedia Jasa, sepanjang gambar dan spesifikasi tidak berubah.

PERPRES No 54 Tahun 2010, pasal 51 ayat 1 :

Kontrak Lump Sum merupakan kontrak pengadaan barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu sebagaimana ditetapkan dalam kontrak, dengan ketentuan :

1. Jumlah harga pasti dan tetap, serta tidak dimungkinkan penyesuaian harga
2. Semua resiko sepenuhnya ditanggung oleh Penyedia Barang/Jasa
3. Pembayaran didasarkan pada tahapan produk/keluaran yang dihasilkan sesuai isi kontrak
4. Sifat pekerjaan berorientasi kepada keluaran (output based)
5. Total harga penawaran bersifat mengikat, dan
6. Tidak diperbolehkan adanya pekerjaan tambah/kurang.

Pasal 87 ayat 1 :

Dalam hal terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan atau spesifikasi teknis yang ditentukan dalam dokumen kontrak, dapat dilakukan perubahan kontrak yang meliputi :

1. Menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tercantum dalam kontrak
2. Menambah dan atau mengurangi jenis pekerjaan
3. Mengubah spesifikasi teknis pekerjaan sesuai dengan kebutuhan lapangan, atau
4. Mengubah jadwal pelaksanaan

Pasal 87 ayat 2 : 

Pekerjaan tambah dilaksanakan dengan ketentuan :

1. Tdak melebihi 10% dari harga kontrak yang tercantum dalam perjanjian atau kontrak awal
2. Tersedianya anggaran

Kejelasan lingkup pekerjaan dan kelengkapan spesifikasi adalah persyaratan mutlak yang harus dipenuhi dalam penerapan jenis kontrak Lump Sum. Jika lingkup pekerjaan dan spesifikasi kurang jelas dan tidak detail, sangat disarankan untuk tidak menggunakan jenis kontrak ini.

PLUMBING

Sistem plumbing (instalasi perpipaan dalam bangunan), secara garis besar dibagi tiga kelompok, yaitu instalasi air bersih, air buangan, dan air hujan. Instalasi air bersih umumnya untuk menyuplai air ke kamar mandi, dapur, tempat pencucian, dll. Instalasi air buangan adalah instalasi air pembuangan air kotor dari kamar mandi, dapur, dan tempat pencucian. Sementara instalasi air hujan hanya untuk laluan air hujan.

Jenis-jenis pipa yang biasa digunakan dalam sistem plumbing, secara garis besar ada dua kelompok, yaitu :

1. Pipa logam, yaitu pipa besi, pipa galvanis, dan pipa tembaga.
2. Pipa plastik, yang terdiri dari pipa PVC (Polyvinyl Chloride), pipa PE (Polyethylene), dan pipa PP (Polyprophylene) untuk air panas.

Komponen plumbing dibagi menjadi tiga bagian, yaitu 

1. Pipa sebagai komponen pokok dari sistem perpipan.
2. Fitting atau komponen penyambung, yang terdiri dari socket, reducer, tee, elbow, dll.
3. Asesoris atau komponen pelengkap tambahan, seperti valve, keran air, shower, dll.

Terdapat dua jenis model instalasi pipa air bersih  pada bangunan, sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem tertutup atau sistem memutar (loop), yaitu ujung pipa akhir menyambung lagi dengan ujung pipa awal. Sistem ini memiliki tekanan air yang rata di pipa keluaran airnya. Perlu banyak pipa yang digunakan untuk sistem ini, sehingga biayanya lebih mahal. Sementara itu sistem terbuka yang kedua ujung pipanya tidak menyambung, keluaran air di bagian ujungnya akan bertekanan rendah. Keuntungannya yaitu pada penggunaan pipa yang sedikit, sehingga biayanya lebih murah.

ATAP KACA

Material kaca umumnya digunakan untuk jendela dan pintu. Ketika teknologi kaca semakin berkembang, aplikasinya pun melebar hingga ke elemen dinding, lantai hingga atap. Atap kaca merupakan jalan tengah bagi ruangan yang ingin terlindung dari hujan, namun masih tetap bisa merasakan terpaan sinar matahari. Suasana yang hadir di bawahnya pun terasa seperti di luar ruangan. Aplikasi material kaca di luar ruangan ada yang sekedar atap kanopi hingga konservatori.

Material kaca yang digunakan untuk atap tentunya berbeda dengan yang digunakan untuk jendela. Atap kaca menggunakan jenis kaca tempered dan laminated. Kaca tempered merupakan kaca biasa yang dipanaskan dalam temperatur hingga 700 derajat C, kemudian didinginkan mendadak dengan menyemprotkan udara di kedua sisinya. Sementara itu kaca laminated dihasilkan melalui proses laminasi dengan menempelkan dua lembar kaca biasa menggunakan polyvinil butiran film. Dengan perekat tersebut, jika kaca pecah maka pecahannya masih menempel di film tersebut. Aplikasi kedua jenis kaca ini pada atap biasanya dengan menggunakan frame aluminium.

Atap kaca dapat diaplikasikan di berbagai ruang luar yang memiliki overhead. Aplikasi paling umum yaitu untuk kanopi. Kanopi kaca biasanya digunakan untuk melindungi ruang-ruang yang masih ingin dianggap sebagai area outdoor, misalnya carport dan area drop off. Ada juga jenis ruang-ruang fungsional di luar outdoor yang dapat menggunakan atap kaca. Misalnya teras, outdoor living room, outdoor kitchen, gazebo, pool house, selasar dan sebagainya.

MENGHIJAUKAN BANGUNAN

Untuk mengurangi pemanasan udara kota, kini banyak bangunan baru atau lama mulai menghijaukan diri. Dinding bangunan dipasangi jaring kawat untuk tanaman merambat dari bawah atau atas. Atau dari atap bangunan, ditanami tanaman rambat Lee Kuan Yew yang menjulur panjang ke bawah menyelimuti dinding. 

Kini dinding dipasangi rangka konstruksi berisi panel-panel kotak media tanam tanaman semak. Atap bangunan lama yang selama ini dibiarkan terbengkalai, mulai dihijaukan dengan penataan taman pot kecil-kecil atau direnovasi total menjelma menjadi taman atap. Untuk bangunan baru, komitmen arsitek untuk mengganti lahan yang terbangun dengan menghijaukan atap bangunan memberi warna baru dalam tampak bangunan. Taman atap dibangun mulai dari sederhana dengan permukaan rumput hingga taman lengkap pepohonan. Ada pula taman atap yang menjadi kebun sayuran dan koleksi tanaman obat, serta tempat berkumpul yang mengasyikkan.

Bayangkan manfaat pembuatan taman dinding (vertical garden, green wall) dan taman atap (hanging garden, flying garden, roof garden, green roof) mampu meredam panas matahari hingga 80 persen, mendinginkan udara dalam bangunan 3 - 4 derajat C, meredam tingkat kebisingan hingga 50 desibel, menyerap gas polutan, insulasi alami bangunan 10 - 25 persen, membantu hemat listrik 15 persen per tahun, dan menyerap air hujan hingga 75 persen untuk dialirkan ke dalam tanah. Bangunan pun seolah bernafas.